Diarium, handlingar och arkiv
Här kan du läsa om hur du kan använda diariet och arkivet, hur du gör för att ta del av en handling samt om regler för sekretess.
Så använder du kommunens diarium
Handlingar och ärenden hanteras varje dag året om hos kommunen. I diariet hittar du handlingar, ärenden, kallelser och protokoll som är skapade hos eller som har skickats till Leksands kommun.
För att hålla reda på alla handlingar som kommer in eller upprättas inom kommunen registreras de i diariet. Varje handling får ett unikt handlings-id och varje ärende får ett unikt ärendenummer. I diariet finns dokumentation av den kommunikation som sker mellan kommunen, medborgarna och andra myndigheter i olika ärenden.
Du har enligt offentlighetsprincipen rätt att ta del av de allmänna handlingar som finns inom kommunen, förutom de som är sekretessbelagda eller innehåller personuppgifter som enligt personuppgiftslagen inte får visas.
Du kan, dygnet runt, skicka din begäran om allmänna handlingar till kommunens officiella brevlåda, kommun@leksand.se. Din begäran behandlas under kommunens ordinarie öppettider.
Vid så kallad klämdag, vardag mellan två helgdagar, är samtliga av kommunens sektorer bemannade för utlämning av handlingar mellan klockan 10.00-12.00. Kontakta kommunens växel, telefon 0247-800 00, för närmare besked.
Varje nämnd, utskott och sektor har en ansvarig registrator. Om du vill ta del av någon handling är du välkommen att ta kontakt med någon av registratorerna alternativt arkivarien om det gäller äldre handlingar.
Kontakta registrator via mejl: kommun@leksand.se
Kommunens kundtjänst kan också hjälpa dig att komma i kontakt med rätt registrator. Du når kommunens kundtjänst på telefonnummer 0247-80 000.
Ta del av allmänna handlingar
Enligt offentlighetsprincipen får varje svensk och utländsk medborgare begära att ta del av kommunens allmänna handlingar. Allmänna handlingar är antingen offentliga eller sekretessbelagda.
Offentliga handlingar får vem som helst ta del av. Sekretesshandlingar får endast lämnas ut till de som har rätt till dem.
En handling är allmän om den:
- förvaras hos en myndighet. Handlingar kan exempelvis förvaras i diarier, pärmar eller i datorer.
- är inkommen till myndigheten. Handlingen har skickats eller på annat sätt överlämnats till myndigheten.
- är upprättad. En handling är upprättad när den är färdigskriven, när den har skickats vidare, eller när det ärende som handlingen tillhör är klart.
- är ett protokoll som har justerats.
Allmänna handlingar är teknikneutrala och kan finnas både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter, som e-post och fax.
Den som begär att få ta del av en allmän handling behöver inte berätta vad hen heter eller varför hen vill se en viss handling. Om handlingen omfattas av sekretess kan kommunen behöva fråga om vem personen är för att kunna ta ställning till om handlingen kan lämnas ut eller inte.
Vi har en skyldighet att behandla din begäran skyndsamt. Det är en prioriterad arbetsuppgift. I praktiken innebär skyndsamt att utlämningen är relativt liten, är väldefinierad och om handlingarna är lätt tillgängliga ska handlingarna lämnas ut inom ett tidsspann av 15 minuter till en arbetsdag. Utlämningar som är stora och innebär mer sökarbete kan ta från ett par dagar upp till en vecka i extrema fall. Om din utlämning kommer att dröja kommer du att få återkoppling från din handläggare om detta.
Sekretessbelagda (hemliga) handlingar får inte lämnas ut. Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som är sekretessbelagda. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Syftet med sekretessen är bland annat att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.
Internt arbetsmaterial får bara läsas av anställda. Det är inte allmänna handlingar och därför har du inte rätt att läsa dem.
Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det ändå inte sekretessbelagt om inte lagen medger det.
Om kommunen inte vill lämna ut en handling, till exempel för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att överklaga ett sådant beslut. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.
En begäran om allmän handling (enligt tryckfrihetsförordningen) innebär att du begär att ta del eller få en kopia av en eller flera existerande handlingar (eller potentiella handlingar när det gäller databas).
En begäran om uppgift ur allmän handling (enligt offentlighets- och sekretesslagen) innebär att du begär att ta del av uppgifter ur en allmän handling. Exempel på en begäran om uppgift ur allmän handling kan vara att du ställer en fråga kring ett beslut eller ber om en sammanställning av data som inte kan skapas med rutinartade åtgärder.
Till skillnad mot en begäran av allmän handling kan en begäran om uppgifter ur allmän handling nekas om det tar för mycket tid att utföra. Om en begäran om uppgifter ur allmän handling nekas kan det inte överklagas.
Vanligtvis kan du antingen ta del av handlingarna på plats, få en papperskopia i handen, få en papperskopia på posten eller få en kopia mejlad.
Av säkerhetsskäl kan handlingar som innehåller sekretessmaterial inte skickas elektroniskt. Dessa skickas antingen med rekommenderad post eller så kan de hämtas på plats vid uppvisande av körkort, pass eller godkänt ID-kort.
Enligt beslut av kommunfullmäktige (2019-10-14 KF § 63) har kommunen rätt att ta ut en avgift för kopia av handling om den omfattar mer än tio sidor.
I kommunfullmäktiges beslut framgår att förvaltningen har rätt att ta ut en avgift med 50 kronor för kopiering av allmän handling som omfattar minst 10 sidor. För varje sida som överstiger tio sidor är avgiften 2 kronor per sida.
Avgift för utlämnande av allmän handling
Pdf, 35 kB, öppnas i nytt fönster.
Regler för sekretess
Vissa handlingar inom kommunen kan vara sekretessbelagda helt eller delvis, det vill säga hemliga. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda enskilda människor i ärenden som rör socialtjänsten.
Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som kan vara hemliga och inom vilken verksamhet.
Om du begär att ta del av en handling avgör kommunen, med stöd av lagen, vilka uppgifter som omfattas av sekretess och vilka som är offentliga och därmed kan lämnas ut. Ett sådant beslut har du alltid rätt att överklaga. Kommunen ska informera dig om hur du överklagar.
Kommunens arkiv
I kommunhusets arkiv förvaras kommunala handlingar. I det lokalhistoriska på Leksands kulturhus finns ett omfattande text-, bild- och föremålsarkiv.
I kommunhuset finns fyra arkiv för slutförvaring bestående av 1260 hyllmeter handlingar. Här förvaras en stor del av de handlingar som producerats under åren i kommunens olika verksamheter. Allt från originalprotokoll från 1800-talet till nutida protokoll och handlingar.
Förutom centralarkivet i kommunhuset finns ett antal närarkiv hos de olika verksamheterna.
För att ta del av arkiverade handlingar från kommunhusets arkiv, kontakta arkivarien via vår kundtjänst. Kundtjänst har telefon: 0247-80 000. Du kan också mejla kommun@leksand.se.
Det lokalhistoriska arkivet ligger i Leksands kulturhus. Arkivet består av textarkiv, bildarkiv, föremålsarkiv, en konstsamling och ett studiebibliotek.
Aktförvaring
Här finns information om handlingar från andra myndigheter eller verksamheter som kommunen håller tillgängliga, alltså aktuella ärenden som andra myndigheter lämnat in till oss för aktförvaring.
Dessa akter finns endast i pappersform
Vissa handlingar finns endast i pappersform. Du kan ta del av dessa på administrativ service. Ring gärna innan, via kommunens kundtjänst, telefon 0247-80 000 och fråga efter aktförvararen.
Utlämnande av betyg, skolhälsovårds- och barnhälsovårdsjournaler
Här kan du läsa om utlämnande av betyg, skolhälsovårdsjournaler och barnhälsovårdsjournaler.
E-tjänst för utlämning av betyg
Du behöver logga in med e-legitimation.
- Betyg från grundskolan - Sammilsdalskolan (till och med avgångsår 2014) och Insjöns skola (till och med avgångsår 2013) lämnas ut via e-tjänst. Betyg från övriga skolor samt senare år lämnas ut av respektive skola.
- Slutbetyg från Leksands gymnasium till och med avgångsår 2020 (du måste ha fått ut din examen) lämnas ut via e-tjänst. Senare avgångsår lämnas ut av Leksands gymnasium. E-post: gymnasiet@leksand.se
- Betyg från Vuxenutbildningen lämnas ut via Vuxenutbildningen. E-post: vuxenutbildning@leksand.se
Fram till fem år efter att eleven lämnat skolan kan skolhälsovårdsjournalen lämnas ut av skolsköterskan. Efter fem år kan journalen lämnas ut av Leksands kommuns centralarkiv.
Kontakta vår kundtjänst för att komma i kontakt med rätt person. Kundtjänst har telefon: 0247-80 000.
Fram till fem år efter att eleven lämnat skolan kan barnhälsovårdsjournalen lämnas ut av skolsköterskan. Efter fem år skickas journalerna till det landsting som eleven föddes inom.
Kontakta vår kundtjänst för att komma i kontakt med rätt person. Kundtjänst har telefon: 0247-80 000.
Sidan uppdaterad: